Digitale Prozesse
Der Weg zur digitalen Effizienz
Mehrwert durch schlankere, zukunftssichere Abläufe
In einer immer schnelleren Wirtschaftswelt entscheidet die Effizienz Ihrer internen Prozesse über den Erfolg. In vielen Unternehmen schlummern enorme ungenutzte Potenziale in veralteten, papierbasierten oder fragmentierten Abläufen, die Zeit, Nerven und wertvolle Ressourcen binden. Oft sind es vermeintlich kleine, manuelle Schritte – das Suchen von Dokumenten, das manuelle Übertragen von Daten oder das Führen von Stundenzetteln – die sich täglich zu erheblichen Kostenfaktoren addieren und die Fehleranfälligkeit erhöhen.
Unsere Strategie zur Prozessoptimierung setzt genau hier an: Wir betrachten Ihr Unternehmen ganzheitlich, analysieren Ihre bestehenden Abläufe – von der Dokumentenverwaltung über die Personalprozesse bis hin zur Hardware-Nutzung – und führen intelligente, digitale Lösungen ein. Wir reduzieren Medienbrüche, automatisieren wiederkehrende Aufgaben und stellen durch zentrale Systeme eine höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit her. Das Ergebnis ist eine deutliche Steigerung der Produktivität, eine messbare Reduzierung der Betriebskosten und eine spürbare Entlastung Ihrer Mitarbeiter. Nutzen Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung, um Ihr Unternehmen agiler, zukunftssicherer und wettbewerbsfähiger zu gestalten.
Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Nie wieder suchen, immer finden
Das Herzstück vieler Optimierungsprojekte ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Schluss mit vollen Aktenschränken und dem Chaos lokaler Dateiablagen. Mit einem DMS erfassen, verwalten und archivieren Sie alle geschäftskritischen Dokumente (Rechnungen, Verträge, E-Mails) zentral, revisionssicher und nach GoBD-Vorgaben. Durch automatisierte Workflows beschleunigen Sie Freigabeprozesse, etwa bei Eingangsrechnungen, und stellen sicher, dass alle Mitarbeiter jederzeit und standortunabhängig auf die aktuellste Version eines Dokuments zugreifen. Das DMS sorgt für höchste Rechtssicherheit, minimiert Suchzeiten und legt den Grundstein für das papierlose Büro.
Dokumentenmanagementsystem (DMS) - Ihre Vorteile
- Effizienzsteigerung: Extrem schnelle und zentrale Suche nach Dokumenten (statt in Aktenordnern).
- Rechtssicherheit: Revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung aller geschäftskritischen Unterlagen.
- Automatisierung: Beschleunigung von Freigabe- und Genehmigungsprozessen durch digitale Workflows (z.B. Eingangsrechnungen).
- Transparenz: Klare Nachverfolgbarkeit des Bearbeitungsstatus und der Dokumentenhistorie (Versionierung).
- Flexibles Arbeiten: Ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente – ideal für Home-Office und Außendienst.
- Kostenreduzierung: Senkung von Druck-, Papier- und Archivierungskosten.
Gesetzeskonforme Zeiterfassung
Die korrekte und lückenlose Erfassung der Arbeitszeit ist seit dem EuGH-Urteil nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Chance zur effizienten Personalverwaltung. Wir setzen hier auf die moderne Lösung venabo.ZEIT. Ob per Web-App am PC, mobiler App auf dem Smartphone oder am stationären Terminal – Ihre Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten flexibel, transparent und sekundengenau. venabo.ZEIT automatisiert die Verwaltung komplexer Arbeitszeitmodelle (Gleitzeit, Teilzeit), berechnet Überstunden und Salden regelbasiert und verwaltet Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit) über ein einfaches Antragswesen. Durch die nahtlosen Schnittstellen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung (z. B. DATEV) entfällt die manuelle Vorarbeit in der Buchhaltung komplett, was Ihre HR-Prozesse erheblich beschleunigt und Fehlerquellen eliminiert.
Digitale Zeiterfassung - Ihre Vorteile
- Gesetzeskonformität: Erfüllung der Pflicht zur lückenlosen und manipulationssicheren Arbeitszeiterfassung (EuGH-Urteil).
- Automatisierte Abrechnung: Nahtlose Übergabe fehlerfreier Daten an die Lohn- und Gehaltsabrechnung (z.B. DATEV).
- Hohe Flexibilität: Erfassung über mobile App, Web-Browser oder Terminal – passend für alle Arbeitsorte.
- Einfache Verwaltung: Automatische Berechnung komplexer Zeitmodelle, Überstunden und Salden.
- Mitarbeiter-Self-Service: Transparenter Einblick in eigene Zeitkonten und digitales Antragswesen für Urlaub und Abwesenheiten.
- Fehlerreduzierung: Eliminierung manueller Eingabefehler und Einhaltung von Pausen- und Ruhezeiten.